Опись реестр направляемых документов образец

Как правильно составить опись документов — образец?

> > 11 февраля 2023 Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

1. название организации (если архив — сторонняя организация);
2. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
3. количество листов;
4. наименование сдаваемых на хранение документов;
5. расположение документов (номер папки, дела или короба);
6. срок хранения документов;
7. дату описи;
8. период, к которому относятся документы;
9. номер описи;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке. Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.

Читайте об этом в статье . Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы. На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Содержание

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопросаНазначениеПорядок подготовки документов к учету и составлению для них реестраПравила оформления и составленияПравила веденияСодержание и структураОсобенности составления и содержания реестра для передачи документовПреимущества использования

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению.

По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись. Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра; Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053). В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие). Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится. Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

хранение документации; учет; передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

• Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
• Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
• Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

• Наименование организации, которая передает документы.
• Дата составления.
• Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
• Таблица с самой описью, в которой указываются:

1. количество листов.
2. полное название документа;
3. количество экземпляров;
4. номер по порядку;

• Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
• Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

Реестр переданных документов образец бланк

Новосибирск доллар 64,87 евро 71,24 нефть 58,72 09 октября, среда 07:56 Документ «» Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам.

В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная). Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации.

Это может быть выгодно для них в силу следующего. В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали.

Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме. Как переслать документы с реестром Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы.

Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации. Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении.

Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись. И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении.

Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем. Формы описей документации Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых.

Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

Следующий столбец содержит их количество.

Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц».

Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации.

При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Как оформить реестр передаваемых документов

Содержание Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.

Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг.

Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

• Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
• Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
• Опись дел наемных сотрудников.
• Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету. Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения.

В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока. Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке.

Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы. Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации. В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства.

В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала.

Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов.

Реестр передачи документов образец бланк

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).Но и это еще далеко не все.

Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали.

Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство.

И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.Как переслать документы с реестромПересылка может производиться при участии Почтовой службы.

Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении.

Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись. И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении.

Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.Формы описей документацииОпись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых.

Но это не является обязательным требованием.Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа.

Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц».

Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации.

При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документов вариант которого можно скачать бесплатно.Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2023 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации.

Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

1. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
2. наименование организации, откуда исходит документация;
3. наименование организации, куда передается пакет;
4. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
5. общее количество листов для передачи;
6. дата составления перечня;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон.

В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

1. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
2. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

1. бухгалтерская отчетность;
2. уставная документация.
3. кадровые бумаги;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации. Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Внутренняя

Как составить опись передаваемых документов

Газизова Евдокия Автор PPT.RU 19 февраля 2023 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций.

Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона.

Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны. Бланк должен включать в себя следующие сведения:

• Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
• Дата составления.
• Собственно список в форме таблицы, с указанием:

1. количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

   Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

2. полного наименования акта;
3. количества его экземпляров;
4. номера;

• Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты. Образец показывает, что форма является простой табличной.

Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т.

п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.

Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных.

Как правильно составить реестр документов образец

Содержание Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом.

Советы, рекомендации, практический опыт.

(10+) Отправка документов почтой с описью вложения ‘); Оглавление :: Поиск Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

1. Если такая форма переписки определена договором.
2. Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
3. Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли.

Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ. Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит.

В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Опись Вложения в ценное письмо Куда 111111, г.

Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1 На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М.

Е. N п/п Наименование предметов Количество предметов Ценность (руб.) 1 Подписанный оригинал рекламации 1 10 2 Подписанный оригинал требования о выплате компенсации 1 10 3 Нотариально заверенная прошнурованная копия заключения экспертной комиссии по качеству

Реестр описей дел в архиве

21 Января 2023 в 14:15 — это обязательный документ для организаций, где в архивном фонде содержится более двух описей дел. Каким правилам надо следовать при формировании и ведении такого учетного документа, расскажем в статье.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Для работника, назначенного в организации ответственным за ведение архива, главными нормативными актами являются:

1. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Правила).
2. ;

Из них следует, что организации обязаны вести учет документов, обеспечивать их сохранность, а по истечении определенного срока передавать данные в фонды государственных или муниципальных архивов. Согласно утвержденным Правилам (п.

6.3.3), одним из основных учетных документов признан реестр описей дел и документов, учета их количества и состава. На основании п. 6.4.6 Правил, реестр понадобится в том случае, если в архиве более 2 описей дел.

Форма учетного документа приведена в Приложении 26.

Вот как она выглядит: Предложенный бланк можно бесплатно скачать и распечатать.

Также организации вправе приобрести «книжечку» по указанному формату и вести учет в ней. Никакие изменения или дополнения формы недопустимы.

Первым делом можно заполнить титульный лист.

Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета.

Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.

Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:

1. количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
2. количество описанных в них дел (графы 5-7);
3. номер и название описи (графы 3 и 4);
4. любые примечания для удобства ведения учета.
5. номер фонда (графа 2);

Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.

Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.

В записях следует уточнять:

1. сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.
2. сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
3. сколько учетных единиц хранится;

Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен. Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Опись документов: образец

Опись документов – это специальный реестр, в котором перечисляются наименования и количество переданных документов.

Типового бланка и строгих правил составления нет.

Мы расскажем, как сделать опись документов и предложим свой образец.

У каждой организации изготавливается большое количество документов. Возникает задача организовать хранение этих документов так, чтобы обеспечить их сохранность и быстрый доступ. А еще часто приходится передавать документы, например, из одного подразделения в другое, внешним получателям или в архив.

Чтобы документы не терялись, и всегда можно было отследить их местонахождение, составляют описи. Опись документов выполняет сразу несколько функций:

1. Подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров,
2. Помогает организовать документооборот компании.
3. Позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа,

Типового бланка описи не существует, как нет и правил ее составления.

Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами.

Но на коммерческие компании эти правила не распространяются. Каждая организация формирует свой собственный бланк. Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:

1. Подписи представителей передающей и принимающей стороны.
2. Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
3. Наименование компании, от имени которой составляется опись,
4. Количество листов,
5. Итоговое количество передаваемых документов,
6. Полное название,
7. Порядковый номер,
8. Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
   • Порядковый номер,
   • Полное название,
   • Количество листов,
   • Количество экземпляров,
   • Итоговое количество передаваемых документов,
9. Дата составления,
10. Количество экземпляров,

Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела.

Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений.

В текущей деятельности накапливается много папок: дела с документами контрагентов, личные дела сотрудников, входящая и исходящая корреспонденция и т.д. В каждой отдельной папке должна быть внутренняя опись.

скачать скачать Часто требуется передавать комплекты документов в другую организацию. Например, для заключения договора, участия в тендере, получения займа и т.д.

Зафиксировать факт и количество передаваемых документов можно двумя способами:

1. В виде описи передаваемых документов.
2. В виде списка приложений, который приводится в конце сопроводительного письма,

Это бланк можно использовать и для передачи документов по требованиям налоговиков, ПФР или ФСС.

Опись составляется в двух экземплярах: по одному передающей и принимающей стороне. скачать скачать Законченные дела передаются на хранение в архив.

Передача в архив производится по описи, даже если передается всего одна папка. В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:

Образец описи документов в суд — Адвокатский кабинет

» Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.

На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.

На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Сохранность учредительных документов Отчеты для госорганов и акционеров Готовые шаблоны документов Полномочия ГД вовремя продляются Своевременность ОСА, ОСУ, СД Контроль доверенностей и активов документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета; договорные документы; учредительные и корпоративные документы; внутренние организационные документы; документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

Образец описи переданных документов по организации в электронном виде: Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению.