Обязанность заполнения путевых листов для компаний с маленьким штатом

Двухсменная работа транспортного средства: заполнение путевых листов и учет горюче-смазочных материалов

Путевой лист оформляется водителю на один рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п.5 Инструкции № 138). Самой формой путевого листа предусмотрено, что остаток топливно-смазочных материалов выводится и при выезде и при возвращении автомобиля. Однако каким образом это следует производить, законодательством не установлено.

Не определен законодательством и порядок выписки путевых листов при двухсменной работе транспортного средства: путевой лист следует выписывать на транспортное средство на весь день работы или на каждого водителя. По мнению автора, если на автомобиле работает одновременно два водителя (например, при международных перевозках, либо работают водитель и стажер), то выписывается один путевой лист на транспортное средство и в путевой лист вписываются два водителя. В путевом листе делается отметка о прохождении медосмотра обоими водителями.

Эти водители несут солидарную ответственность за расход ГСМ. Справочно Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей, регулируется главой 37 Трудового кодекса РБ.

В частности, коллективная материальная ответственность регулируется ст.406.

При этом для контроля за расходованием топлива каждым водителем в отдельности каждый водитель сдает машину сменщику с полным баком автомобильного топлива. При смене водителей вне автопарка не следует забывать, что водитель, приступающий к работе во вторую смену, обязан пройти медосмотр.

В тех случаях, когда транспортное средство ввиду условий его работы по окончании смены одного из водителей в парк не возвращается, но водитель, приступающий к работе во вторую смену, является в свою организацию для прохождения медосмотра, то путевой лист можно выписать непосредственно на этого водителя. Но данные о показаниях спидометра и движении ГСМ водитель будет вписывать сам при приеме машины от сменщика.

При таких же условиях (транспортное средство по окончании смены одного из водителей в парк не возвращается) можно также выписывать один путевой лист на весь день.

При смене водителей в путевой лист вносятся данные о водителе, принимающем автомобиль для работы во вторую смену. Для контроля за расходованием топлива индивидуально каждым водителем машину также, если есть возможность, можно передавать сменщику с полным баком топлива.

Если такой возможности нет, то целесообразно, как уже было сказано, установить солидарную материальную ответственность водителей за расход ГСМ. Внимание! Инструкция о порядке проведения предрейсовых и

Путевой лист делаем «путёвым»

Е.А.

Мельникова, г. Москва Мы установили на автомобили GPS-навигаторы. С их помощью мы ежедневно составляем документ «Суточный отчет о движении автотранспорта», в котором есть все необходимые данные: список автомобилей, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

В путевых листах вместо показаний спидометра и маршрута следования мы делаем ссылку на этот отчет. Может ли такой отчет подтверждать расходы на ГСМ?

: Да, может.

В своих недавних разъяснениях Минфин разрешил учитывать расходы на ГСМ на основании документов, составленных с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь. В.С. Антонова, г. Екатеринбург Мы занимаемся перевозкой грузов. Что нам грозит за отсутствие штампа и подписи медицинского работника на путевом листе?

Могут ли налоговые органы отказать нам в расходах на ГСМ по таким путевым листам? : Да, налоговики вполне могут предъявить вам претензии, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансом, . Но эти претензии легко оспорить.

Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документом.

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут.

Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ — за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией).

А деятельность по перевозкам грузов не лицензируется. Е.В. Субботин, г. Москва Мы нетранспортная организация, но имеем несколько автомобилей. Одним из них пользуется генеральный директор.

При этом он сам его и водит. В форме путевого листа, утвержденной Госкомстатом, есть пункт о заработной плате водителя.

Как его заполнить? : Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом России; ; , . В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя.

Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Е.Н. Агафонова, г. Москва Мы занимаемся доставкой товаров на дом и в офис, ежедневно водитель объезжает 20—30 контрагентов.

Путевой лист составляем на месяц, поэтому получается, что за этот срок он заезжает более чем в 200—300 мест.

Порядок заполнения путевых листов

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером либо другим лицом, уполномоченным руководителем организации.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 (далее Указания по применению и заполнению форм), путевой лист легкового автомобиля выдается только на один день или смену. Следующий путевой лист выдается с учетом сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Вместе с тем, Минфин России в своих Письмах от 20.09.05 №03-03-04/1/214, от 20.02.06 №03-03-04/1/129, от 16.03.06 №03-03-04/2/77 и от 07.04.06 №03-03-04/1/327 разъяснил, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм при заполнении путевого листа обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Выдача водителю и сдача им обработанных путевых листов в бухгалтерию фиксируется в специальном журнале учета движения путевых листов (форма № 8) утвержденном Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78. Диспетчер, либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает:

1. Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.
2. наименование, адрес и номер телефона организации;
3. марку и государственный номерной знак автомобиля;

При осуществлении организацией лицензируемых видов перевозок в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные.

В случае отсутствия лицензируемых видов перевозок строка прочеркивается.

В разделе «Задание водителю» диспетчером указывается в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес места следования.

Кто ответственный за заполнение путевого листа?

Москва Бесплатная оценка вашей ситуации Добрый день, Евгения. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется, диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным.

Остальные данные заполняют работники организации — владельца грузового автомобиля и заказчики.Как форма N 4-П, так и форма N 4-С выдаются водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.Ответственность за правильность заполнения путевого листа грузового автомобиля несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении путевого листа.Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Если вам был полезен ответ, оцените, пожалуйста.С ув., Екатерина.

09 Февраля 2017, 16:01 0 0 915 ответов 188 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Новиков Алексей Юрист, г. Ижевск Бесплатная оценка вашей ситуации

1. 188отзывов
2. 915ответов

Путевой лист — документ, предназначенный для учета и контроля работы транспортногосредства, водителя, а не документ, удостоверяющий перевозку пассажиров (п. 14 ст. 2 Федеральногозакона от 08.11.2007 N 259-ФЗ

«Устав автомобильного транспорта игородского наземного электрического транспорта»

, Постановление ФАС УО от12.03.2014 N Ф09-1057/14).

Путевойлист выписывается водном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой листдействителен только на один день или смену. На более длительный срок онвыдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание втечение более одних суток (смены).

(Постановление Госкомстата РФ от 28ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетнойдокументации по учету работы строительных машин и механизмов, работ вавтомобильном транспорте, с учетом того, что с 1 января 2013 г. формыпервичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных формпервичной учетной документации, не являются обязательными к применению) Согласно п.

13Профессиональных и квалификационных требований к работникам юридических лиц ииндивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильнымтранспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. приказом Министерстватранспорта РФ от 28 сентября 2015 г. N 287) к диспетчеру автомобильногои городского наземного электрического транспорта предъявляются профессиональныеи квалификационные требования, в т.ч.

уметь заполнять, выдавать и приниматьпутевые листы и другие документы, отражающие выполненную водителями работу,проверять правильность их оформления; Сучетом этих положений, считаю, что путевой лист должен выписываться диспетчером.

09 Февраля 2017, 16:23 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене.

Похожие вопросы 13 Марта 2017, 08:49, вопрос №1568954 28 Октября 2023, 12:04, вопрос №2148375

Новые путевые листы с 2023 года: последние изменения

Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка. Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля.

Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам. Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация.

Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки.

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц.

Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

С 2023 года если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место парковки.

С 2023 года термин «постоянная стоянка» заменили на «парковка».

Сведения о медицинском осмотре больше не заверяются штампом.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены врачом до начала работы. Он должен заверить лист своей подписью. Послерейсовый осмотр предусмотрен только для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании.

Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением.

Когда оформление путевого листа обязательно, а когда нет?

Когда оформление путевых листов — обязательное условие, а когда в них нет необходимости? Внимание! По ссылкам ниже вы можете скачать бланк путевого листа легкового автомобиля в форматах ворд и эксель.

Также мы подготовили образец заполнения этого документа, соответствующий всем требованиям законодательства: Скачать бесплатно Скачать бесплатно Соответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатно Заполняйте бланки любых путевых листов в соответствии с приказом Минтранса № 152 в программе БухСофт.

Скачайте ее бесплатно. Программа позволит:

• распечатать готовые путевые листы;
• добавить неограниченное количество путевых листов;
• вести справочник грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик;
• справочник водителей, с указанием персональных данных;
• учет расходов горючего;
• учет заданий для водителя.

Кроме того она автоматически рассчитает время нахождения водителя в рейсе.

В Правилах дорожного движения 2016-2017 года словосочетание «путевой лист» можно увидеть только в одном пункте 2.1.1, звучит он следующим образом: «Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки: в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов». Правда, в ПДД нет разъяснений о том, что в себя включают те самые «установленные случаи».

Вероятно, что под «установленными случаями» здесь подразумеваются унифицированные формы путевых листов, обязательные к использованию рядом автоперевозчиков, о которых мы поговорим ниже. Путевой лист является первичным документом, обеспечивающим учет расходов на топливо и вычет этих расходов из налогооблагаемой базы, потому в первую очередь этот документ нужен бухгалтерам компаний с образованием юридического лица или ИП, а также налоговым инспекторам. В целом ведение путевых листов обеспечивает уменьшение суммы уплачиваемых налогов.

Стоит сразу выделить тех водителей, которым нет необходимости оформлять путевые листы. Это случаи:

• когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физлицу посредством оформления доверенности, в общем-то, это все обычные водители;
• когда автомобиль находится в собственности юридического лица или ИП и для него не важен учет расходов на бензин.

Когда такое возможно?

Ситуация вполне распространенная, например, машина находится в собственности индивидуального предпринимателя, применяющего УСН с объектом налогообложения «доходы».

Проще говоря, у данного конкретного предпринимателя налогообложение распространяется только на доходную часть, а расходы в учет не берутся. При таком варианте ведения бухгалтерского и налогового учета заниматься оформлением путевых листов — тратить лишнее время на заполнение бумаг. Предпринимателю гораздо удобнее в данном случае выдать водителю доверенность на управление транспортным средством, именно ее он будет показывать инспекторам ГИБДД по требованию вместо путевого листа.

По ссылке можно файлом. В ряде случаев заполнение путевого листа является обязательным условием. Рассмотрим эти случаи. А для разъяснений обратимся к статье 6 Федерального закона от 08.09.2007 № 259-ФЗ

«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

, которая так и называется «Путевые листы». В пункте 2 обозначенной статьи сказано:

«Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство»

.

Получается, что без оформления путевого листа запрещено управлять транспортным средством при перевозке пассажиров, багажа и грузов.

Что же относится к данным понятиям?

• багаж — это личные вещи пассажира, которые принимаются для перевозки в порядке, установленном законом и правовыми актами;
• груз — это материальный объект, принимаемый для перевозки в установленном законом порядке;
• пассажиром выступает физическое лицо, которое заключает договор о своей перевозке, либо физическое лицо, в целях перевозки которого заключается договор о фрахте транспортного средства. Так, например, покупая билетик на проезд в автобусе, человек, по сути, становится физлицом, с которым заключили договор о перевозке.

С программой «Бухсофт: Путевые листы» заполнять даже в ежедневном режиме — просто, быстро и удобно.

Правда, далеко не всем организациям хочется заниматься этим каждый день, не исключены и случаи, особенно в небольших компаниях, когда для этого просто нет возможностей. Потому многие задаются насущным вопросом — можно ли выдавать путевой лист на несколько дней?

За ответом обратимся к пункту 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

, где сказано, что может быть оформлен на один день либо срок, не превышающий один месяц.

Правила использования путевых листов в 2023 году

Добрый день, уважаемый читатель.В этой статье речь пойдет о путевом листе — документе, который в первую очередь нужен водителям коммерческих автомобилей.Популярные вопросы, связанные с использованием путевых листов:Рассмотрим данные вопросы поподробнее.В года фраза «путевой лист» употребляется лишь один раз, в пункте 2.1.1:2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:.

• в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции.

Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.Давайте сразу же выделим водителей, которым не нужен путевой лист:1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по .2.

Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо.Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов.

В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.При этом вместо путевого листа юридическое лицо может оформить специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Бланк доверенности для юридического лица будет опубликован в .Также хочу обратить внимание, что в некоторых случаях заполнение путевого листа является обязательным.

Перейдем к их рассмотрению.Рассмотрим статью 6 федерального закона «»:Статья 6. Путевые листы2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:

• перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов.

Рассмотрим понятия пассажир, багаж и груз:1) багаж — вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке;3) груз — материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке;12) пассажир — физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства;Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.Таким образом, путевой лист выдается:

• на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
• на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.

Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.Примечание.

При этом следует учесть, что существуют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в любом путевом листе.Ну и последний вопрос, который будет рассмотрен в данной статье, — штраф за отсутствие путевого листа.

Наказание предусмотрено частью 2 статьи 12.3 и представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей.Удачи на дорогах!

Обязанность заполнения путевых листов для компаний с маленьким штатом

Планируется, что изменения вступят в силу в декабре 2023 года. Формы и порядок заполнения путевых листов приведены в разделе Справочники Системы Главбух http://www.1gl.ru/#/document/117/27509/ Отвечает Владислав Волков, заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России «Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам.

Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в таблице. ТК РФ). Таким образом, обязанность по проведению предрейсового техосмотра можно возложить и на водителя, если он отвечает соответствующим квалификационным требованиям для проведения предрейсовых техосмотров и прошел аттестацию.

Однако сделать это можно только при условии оформления совмещения на должность контролера технического состояния автотранспортных средств.

Форму путевого листа компании могут разработать по своему усмотрению Начиная с 1 января 2013 года компании самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр.

Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф.

И. О. Порядок проведения контроля утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141.

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н, пунктами 8, 12 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141. Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.

Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях.

При этом учитываются следующие моменты:

1. упразднена в законе единая форма данного документа;
2. особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
3. не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
4. не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. Изменения в порядок заполнения путевых листов внес Минтранс приказом от 18.01.17 № 17, действует с 26 февраля. Компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике форму путевого листа либо использовать готовые бланки (утв.

постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78)

Порядок и правила заполнения путевых листов

Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов.

В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС.

Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

• Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
• Номер.
• Период действия бланка.
• Наименование.

1. дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.
2. Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;

5.

Подробное описание использующегося ТС:

1. начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
2. модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
3. модель;
4. регистрационный номер ТС;
5. информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).
6. его тип;

6.

Данные о владельце ТС.Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты.

Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут.

В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо.

К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей.

Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными.

Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов.

Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером.

Порядок и правила заполнения путевых листов.

Кто должен выдавать путевые листы водителям

Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.К особенностям заполнения документа относится:

1. допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.
2. максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
3. не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
4. выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;

По новым правилам, действующим в 2023 году, допускается продлевать срок действия листа. Правила заполнения путевых листов могут немного отличаться в зависимости от разновидности данного документа. Для каждого вида транспортного средства используется собственный вид листка.

Поэтому существуют путевые листы для следующих автомобилей:

1. легковые авто;
2. такси, которое может быть легковым или грузовым;
3. автобусы, которые могут предназначаться для общественных пассажирских перевозок или иных целей.
4. грузовики;
5. специальный транспорт;

Для каждого автомобиля используется соответствующая форма бланка.

Если организация самостоятельно занимается разработкой документации, то выбранная форма закрепляется в специальном журнале. Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

1. допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
2. если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
3. перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.
4. перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
5. назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру.

Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже. Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании.

Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:

1. тип и марка
2. срок действия;
3. его номер;
4. название документа;
5. сведения о владельце автомобиля;

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Сокращая работу и не записывая полностью фамилию, имя и отчество водителя, тем самым допускается возможность, пусть и не очень значительная, для разночтений, что может привести к негативным последствия в случае ДТП или каких-либо нештатных ситуаций на дороге.

Также важно правильно занести в путевой лист данные водительского удостоверения, подтверждающие полномочия водителя на управление данным транспортным средством.

Наименование организации, в распоряжение которой поступает водитель, должно соответствовать приказу, заявке или договору на использование данного автомобиля.

Особое внимание при заполнении необходимо уделять правильности занесения адреса подачи автомобиля.

Ошибка в данной строке может существенно повлиять на себестоимость эксплуатации автотранспортного средства. Если по договору стоимость доставки автомобиля к заказчику входит в оплату услуг, то расходы ложатся на заказчика, а если нет, то становятся дополнительной статьей затрат у автотранспортной организации и в этом случае для её минимизации водителю должен быть указан кратчайший путь, рассчитанный службой логистики предприятия.

Большое значение имеет запись о технической исправности автомобиля перед началом работ и запись показаний спидометра. Безусловно – это один из важнейших моментов необходимых для учета списания горючего, но и одновременно – это показатель, дающий возможность контролировать степень износа, планировать необходимость своевременного прохождения технического обслуживания, составлять планы планово-предупредительных ремонтов.

Показания спидометра дают возможность оценить степень трудолюбия и работоспособности каждого водителя, а также в сочетании с состоянием машины показывают, насколько бережно и заботливо относится водитель в технике. При достоверном заполнении строк, касающихся расхода топлива, эта информация позволит оценить не только прямые затраты на затраченное горючее, но и сделать выводы о состоянии двигателя и системы зажигания, о состоянии системы контроля на предприятии за расходом горюче-смазочных материалов. Анализ расхода топлива поможет создать на предприятии свою систему норм на списание, которая снизит себестоимость эксплуатации автомобильной техники.

Не стоит пренебрегать записями отражающими простои, ожидания и прочие отметки, касающиеся обстоятельств, влияющих на работу автомобиля в течение всего рабочего дня. Они позволят для водителя документально подтвердить использование рабочего времени и при необходимости обосновать правильность предпринимаемых им действий, а руководству предприятии оценить профессиональную подготовку водителя и проанализировать обстоятельства, которые мешают выполнять сотрудникам производственные задания.

В путевом листе, для того чтобы избежать лишних вопросов со стороны сотрудников ГИБДД, необходимо поставить отметку о прохождении водителем врачебного осмотра перед выездом из гаража. Автотранспортной организации для этого совсем необязательно иметь в своем штате врача.

Вполне достаточно заключить необременительный в финансовом отношении договор с медицинским учреждением на оказание подобных услуг, и с одной стороны не будут допущены на дорогу водители с сомнительным состоянием здоровья, а с другой стороны, к водителям будет на одну претензию меньше. Очень часто водители жалуются на то, что заполнение оборотной стороны занимает много времени.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2023 году

ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки.

По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись. Путевой лист 2023 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции.

Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст.

12.3 КоАП РФ.). Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2023 года. Расскажем о них с помощью таблицы.

В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам. Вид ТС Путевой лист, бланк Отличительные особенности в заполнении Форма ОКУД Легковые автомобили 0345001 Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.

Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям 0345004 Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки.

Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет.

Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.

Грузовые машины с повременной оплатой водителям 0345005 Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.

Спецмашины 0345002 Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги. Такси легковое 0345003 Содержит специальные графы для показателей таксометра.

Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. Автобусы для общественного и иного пользования и 0345006 и 0345007 Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров.

Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными: Организация: ООО «Автолидер» Автомобиль:ГАЗ 3110 Гос.

номер:у082ее01 Водитель: Иванов Александр Романович Механик: Васильев Сергей Николаевич Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич Остаток топлива перед выездом: 10 л. Пробег за время действия путевого листа: 163 км.

Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны: Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.

Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом. Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца.

Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011). Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации .

Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»). Государственный номерной знак – гос.

номер автомобиля (в нашем примере у082ее01). Гаражный номер– заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.

Водитель– ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.). Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации. Удостоверение № — номер водительского удостоверения водителя.

Класс – класс водителя. Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек.

Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются. В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.