Можно ли выписать дублика трудовой книжки

Можно ли выписать дублика трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки


Право и бизнес ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ by admin • 24.02.2015 Дубликат – второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях: 1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225); 2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п.

33 Правил N 225); 3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225); 4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п.

22 Правил N 225). Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п.

31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

  1. в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
  2. она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  3. трудовая книжка утеряна;

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке.

Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов.

Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат? Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1 Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы Пример 2 Запрос от действующего работодателя бывшему Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Menu

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника.

Пример 3 Ответ от бывшего работодателя Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже. 1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».
Документ содержит следующие сведения:

  1. выполняемая работа;
  2. личные данные о сотруднике;
  3. причины .
  4. данные о переводах, увольнениях, награждениях;

Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом. Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК. Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.
Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

  1. Инструкция заполнения ТК;
  2. Трудовой Кодекс;
  3. Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут: В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК. Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

  1. потеря работником;
  2. негодное состояние документа;
  3. утрата ТК работодателем.
  4. наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);

В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа. В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем. Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону? Пример: Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был .

Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период. Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н.

был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ. ? Как проходить собеседование при приеме на работу?

Смотрите . Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

  1. намокла.
  2. обгорела;
  3. порвалась;
  4. сильно испачкалась;

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы. На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки. Трудовой стаж определяется

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека.

А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии.

Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.Вся информация об этом документе изложена в ст.

66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  • Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  • Личные данные.
  • Данные о выполняемой работе.
  • Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  1. утерю работодателем;
  2. внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.
  3. порчу документа;
  4. утерю сотрудником;

Каждый из пунктов имеет свои особенности.Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат.

Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы.

Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери.

Можно ли выписать дубликат трудовой книжки без подтверждающих документов с прежних мест работы. Работник только, что принятый.

Ответ на вопрос: Нет, Вы можете выдать работнику только новую трудовую книжку.

Работник может обратиться к прежнему работодателю (по последнему месту работы), тогда тот сможет выдать ему дубликат трудовой книжки и отразить в ней все предыдущие периоды работы на основании справок. Новый работодатель может выдать только новую трудовую книжку, где по рекомендации Роструда на основании справок отражается только суммарный стаж работы сотрудника до поступления на работу к этому работодателю. При этом отдельные периоды прежней работы в трудовой книжке не отражаются.

Если работник отказывается собирать справки с прежних мест его работы и не дает работодателю письменного разрешения на отправку им запросов, трудовая книжка выдается в общем порядке как новому сотруднику. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей на основании части 2 статьи 66 Трудового кодекса РФ утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Конкретный порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек закреплен в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Так, работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы для оформления дубликата трудовой книжки. В этом случае последний работодатель внесет:  сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;  отдельные периоды работы, подтвержденные документами;  сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Такие правила установлены пунктами 31-33 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Записи о предыдущей работе нужно вносить на основании справок и приказов с предыдущих мест работы (п.

7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69, п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015). См., например, апелляционное определение Московского городского суда от 28 октября 2013 г. № 11-33532/13. Новый работодатель имеете право выдать только новую трудовую книжку работнику по его заявлению. Такой вывод можно сделать из совокупного анализа статьи 65 Трудового кодекса РФ, пункта 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225. При этом Роструд в своем письме от 30 апреля 2008 г.

№ 1026-6 предлагает оформлять новую трудовую книжку в соответствии с правилами выдачи дубликатов.

Т.е. вносить сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж указывать суммарно без уточнения работодателя, периодов работы и должностей. При этом отдельные периоды работы вносить не предполагается. Справки

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку.

При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки.

Образец заполнения в 2020 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя.

Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал.

Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником. Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин. Соискатель вправе восстановить утерянный документ.

Для этого может потребоваться:

  • Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  • Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  • Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Также см. «». Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя.

При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР. Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере?

Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку.

На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку. Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Также см. «». Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки.

При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника.

Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании заверенной копии книжки, оформленной по последнему месту работы?

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, с момента приема на работу ответственность за сохранность трудовой книжки работника полностью ложится на работодателя.

Следовательно, рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что ответственность за утрату трудовой книжки полностью ложится на работодателя (т.е. на вас). По общему правилу, в случае утери трудовой книжки работника, необходимо оформить дубликат трудовой книжки.

Также необходимо отметить, что в соответствии с пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555, а также в Положении о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденном Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 № 190, приведен перечень документов, подтверждающих трудовой стаж. Ни одним из перечисленных актов ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится.

Таким образом, можно сказать, что ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная надлежащим образом, не будет являться документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Из чего следует, что оформление дубликата трудовой книжки сотруднику, необходимо производить исключительно на основании представленных работником документов (справок с предыдущих мест работы, копий приказов, архивных справок и пр.

). Подробно

  • Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  1. его трудовая книжка утеряна;
  2. его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  3. в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной ( Правил, утвержденных ). Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно об этом по последнему месту работы.

В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в Правил, утвержденных . Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности.

При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в Инструкции, утвержденной . Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

  1. и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
  2. до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

Об этом сказано в Правил, утвержденных , и Инструкции, утвержденной .

Ситуация: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы Нет, нельзя. Для оформления дубликата

Дубликат трудовой книжки

→ → Актуально на: 27 февраля 2017 г. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

В таких случаях, как:

  1. негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  2. внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника ();
  3. утеря трудовой книжки бывшим работником ();
  4. массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. ().
  5. утеря трудовой книжки работодателем;

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е.

когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку.

К примеру, для представления в отделение ПФР (). Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя ().

А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы. Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника.

Их вам должен предоставить он.

Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива. На новом бланке трудовой книжки:

  1. на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  2. на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются.

Трудовой дубликат

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.М.А. Кокурина, юрист Представьте, что вам понадобилась трудовая книжка работника, а в сейфе ее нет; (далее — Правила).

Неприятная ситуация; . ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости “Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несет ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ. Нормативными правовыми актами не регламентируются действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине.

Представляется, что в таких случаях работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном п. 32 Правил”. Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это массовая утеря и процедура изготовления их дубликатов другая — она установлена законодательством.

При обнаружении пропажи трудовой книжки нужно быстрее браться за изготовление для работника ее дубликата. «Незамедлительно», как рекомендует сделать это Роструд, получится выдать дубликат, только если сотрудник до вас нигде не работал. Вы просто заполните новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и запишете туда свою компанию как единственного работодателя.

А вот как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к вам работал в других местах?

В условиях отсутствия прописанного законодательством порядка послушаем мнение специалистов Минтруда.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна Заместитель директора Департамента условий и охраны труда Минтруда России “Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника.

Ведь законодательством напрямую не предусмотрен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателем. При утере работодателем трудовой книжки он обязан выдать работнику ее дубликат. В целях его оформления работник, чью книжку потерял работодатель, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и предоставить документы, подтверждающие факт своей трудовой деятельности в других организациях.

Если у работника таких документов не окажется, организация обязана ему помочь в их получении, например отправив запросы прежним работодателям (далее — Инструкция)”. Рекомендуем вам предпринять для изготовления дубликата потерянной трудовой книжки следующие действия. ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался.

Содержание простое:

«В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки»

. Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

4399 Содержание страницы Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж. Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях. 1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем.

Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат.

В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин.

Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер. 3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки.

К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии.

Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти. 4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными.

При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов.

Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу. 5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного).

В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются. Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа.

Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов.

В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов.

Выдаем работнику дубликат трудовой книжки

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 12 ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях: — трудовая книжка утеряна работником; — трудовая книжка утеряна работодателем; — имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной; — трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования.

Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно. В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила выдачи дубликата При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения: — об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; — о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица.

Перечень последних содержится в п.

6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п

«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению»

, поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Содержание Иногда возникает ситуация, когда трудовая книжка утеряна или испорчена, и работнику требуется получить новый документ.

Рассмотрим подробнее процесс выдачи дубликата трудовой книжки.

Работник утерявший трудовую книжку сразу после увольнения может обратится по последнему месту работы для получения дубликата книжки. Отдел кадров этой организации должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявлении (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На титульном листе книжки (в верхнем правом углу) должна быть проставлена отметка «Дубликат» и заполнены сведения о работнике. Примечание: Необходимо указывать данные (Ф.И.О., образование и т.д.) актуальные на момент заполнения книжки, согласно представленных документов.

После чего производится заполнение раздела «Сведения о работе», где необходимо отразить общий и непрерывный трудовой стаж работника до поступления в организацию.

Общий отображается суммарно, без уточнения периодов работы и занимаемых должностей.

После чего производится отображение трудовой деятельности работника по отдельным периодам. Заполнение граф производится следующим образом:

  1. В графе 4 – указываются реквизиты документов, на основание которых внесена запись.
  2. В графе 2 — дата приема на работу или увольнения;
  3. В графе 3 – при приеме на работу — наименование организации, структурное подразделение и должность на которою принят работник. При увольнении – основание увольнения;

Образец заполнения N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Общий трудовой стаж до поступления в ОАО «Московские окна» составляет 8 лет 6 месяцев 12 дней Открытое акционерное общество «Московские окна»(ОАО «Московские окна») 1 18 12 2007 Инженер по охране труда Справка ОАО «Московские окна» от 12.02.2014 N 354 2 04 05 2013 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации После заполнения всех граф, на следующий строке проставляются подписи сотрудника отдела кадров (производившего заполнение трудовой книжки) и владельца книжки.

После чего книжка заверяется печатью организации. Дубликат трудовой книжки регистрируется в «книге движения трудовых книжек и вкладышей» и под расписку выдается работнику.

Рассмотрим подробнее основные случаи в которых производится выдача дубликатов трудовых книжек 1. Утеря работником трудовой книжки.

Работник утративший книжку, должен незамедлительно обратится для ее восстановления по последнему месту работы с соответствующим заявлением. Примечание: Даже если трудовая будет впоследствии найдена работником, после оформления дубликата, записи о последующей трудовой деятельности должны производится в дубликате.

2. Порча трудовой книжки. В даной ситуации на титульном листе книжки делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера. В дубликате вносятся записи в точном соответствие с оригиналом.

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Вы здесь Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки.

Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством.

Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется. Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:

  1. она была утеряна владельцем или работодателем}
  2. в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной}
  3. она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат».

В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней.

Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено. Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать.

Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она. Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается.

Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую. В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой. Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально.

Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

Возможно Вас так же заинтересует:
Сумма платежа налога за год в кфх Суд с банком втб Армейская часть на фрунзе Отпуск беременным перед декретом трудовой кодекс 2020 Наряда допуска на производство работ повышенной опасности Имеют ли право отключить свет без предупреждения за неуплату квартиры Педрико новосибирск прокуратура Форма техзадания на выполнение работ Как квалифицируется статья 206 часть первая по нынешнему ук Какой процентберет банк северный кредит с гос пошлины за водительские права