Как сшивать копии документов образец

Как правильно прошивать и заверять документы

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство —  В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации.

Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Оглавление: 1. Как правильно cшить документы нитками 2. Как заверить прошитые документы 3. Подготовка документов для регистрации ИП Как правильно cшить документы нитками Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы.

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия. На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое.

Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий.

Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов.

К процедуре предъявляют определенные требования. Содержание: Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

1. заказным письмом;
2. лично, представителем;
3. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама.

Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления.

Это возникает при обнаружении несоответствия сведений. Заверенные копии сшивают определенным образом. Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы).

Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования.

Обязательно указывают причины и новые сроки.

По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

1. при подаче на участие в тендерах;
2. при отчетности в налоговые органы;
3. при передаче в банк заверенных копий бумаг.
4. при передаче дел в суде;
5. при сдаче документов в архив;

Для сшивания потребуются инструменты:

1. специальные механические устройства.
2. степлер и скобы;
3. иголка, шило и нитки;

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы. Как видно, существует несколько вариантов сшивания.

Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой.

Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно. На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

1. ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
2. Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
3. Типовая инструкция делопроизводства.
4. Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
5. Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).

Как правильно сшивать и заверять копии документов

/ / Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.

Таких ситуаций в пример можно привести очень много.

Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.

Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.

Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое.

Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.Нотариусу абсолютно фиолетово что заверять -копию оригинала или копию с копии. Они на этом деньги зарабатывают.

На документах так и ставится нотариусом печать «Копия с копии»» Что касается копии решения суда — если вы представитель работодателя — зачем вам выполнять прихоти работников, которые потом обратятся в суд.

Нужно документальные доказательства — пусть в суде ходатайство заявят, если сами не могут с сайта арбитражного суда решение распечатать Ну а если вы от коллектива работников — мысль я думаю поняли.Евгений, Ваша заметка для меня очень познавательна, т.к.

Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.

В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3.

Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.

В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.

Провести сверху в крайнее верхнее отверстие. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.

После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.

Завязать узел на обороте.

Как правильно прошить и заверить копии документов

• Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
• Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
• Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов. Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

1. кадровые;
2. бухгалтерские;
3. на проверку.
4. архивные;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано, в частности, национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ и др.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д.

• На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано {amp}lt;количество листов цифрами{amp}gt;(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.
• Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
• На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички.

Не понятно, как в этом случае оформить пакет.

Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Как сшивать документы для арбитражного суда

» Содержание Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
• ГОСТ 51141 по делопроизводству;
• Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

1. штатное расписание.
2. приказы личного состава,
3. приказы общего состава,

Бухгалтеры прошивают:

1. оборотные ведомости по материальным средствам,
2. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
3. накладные,
4. акты выполненных работ,
5. авансовые отчеты,
6. путевые листы,
7. кассовую книгу,
8. счета-фактуры,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

1. Степлер;
2. Специальное оборудование.
3. Нитки;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь.Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.

Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

• Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.
• Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.На наклейке пишется следующее:

«Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

.

Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

1. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
2. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет?

1. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
2. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.
   Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

   Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

1. документы при заключении особо важных соглашений
2. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
3. книги учета прибыли
4. Кадровая документация по итогам текущего года
5. нотариально удостоверенные копии и переводы
6. Документация бухгалтерии
7. Документы для налоговой
8. документы для сдачи отчетности в ПФР
9. при подготовке документации к сдаче в архив
10. документы в различные отделы банка
11. документы на тендер
12. копии уставных документов

1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Как правильно заверить копии документов и прошить – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Содержание Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

1. Копия паспорта.
2. Квитанция на оплату госпошлины.
3. Заявление на регистрацию ИП.
4. Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. ВниманиеПредприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности.

Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.Кто занимается оформлением документов? Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто.

Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно.Таким образом, один край уже готов.

1. Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

1. Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

1. Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

ИнфоОн должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).

Это самый простой ответ на

Как правильно прошить и заверить копии документов

Бесплатная консультация по телефону:+7(499)495-49-41 Содержание » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголокДокументы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.Подлежат прошивке следующие виды документации:

1. приказы (как общие, так и личные);
2. ведомости.
3. счет-фактуры;
4. отчеты (например, авансовый отчет);
5. акты выполненных работ;
6. штатное расписание;
7. кассовая книга;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.— как сшивать дела перед сдачей в архив:Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

   Термины и определения».

— как правильно подшивать дела:Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
2. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам,

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы. Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие. Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

1. книги приказов по иным вопросам организации;
2. книги приказов по личному составу;
3. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии.

Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов. Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой.

Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос.

регистрации ООО.

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим. Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор.

С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

1. иголкой (штопальной);
2. бумажным стикером 4 х 6 см.
3. нитками;
4. канцелярским клеем;
5. ножницами;
6. шилом;

Как правильно прошить и заверить копии документов

Содержание Обычная копия с документа – это простая бумажка.

Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу. Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи.

Последних может быть сколько угодно. При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий. Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.

1. 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
2. 2.4 В пять дырок
3. 2.3 В четыре дырки
4. 2.2 В три дырки
5. 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения
6. 4 Как заверить прошитые документы
   • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
   • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения
7. 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
8. 1.1 Документы, подлежащие прошивке
9. 2.1 В две дырки
10. 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
11. 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
12. 4.1 Кто может заверить прошитые документы

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.ВажноНалоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами».

То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г.

№ КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр.Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.

Блог

Вопрос: Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка?

Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке? Ответ: Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п.

5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о заверении копии должна выглядеть так: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2023 год.

Печать Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.

приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа». Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка: Верно. Генеральный директор Островская К.А.

Островская 17.12.2018 Печать А на последнем листе пишем полностью: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2023 год.

Печать Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения». Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов.

В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию: Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А.

Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12) 17.12.2018 […] Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@: Извлечение из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ 4.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
• ГОСТ 51141 по делопроизводству;
• Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

1. приказы личного состава,
2. приказы общего состава,
3. штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

1. акты выполненных работ,
2. авансовые отчеты,
3. счета-фактуры,
4. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
5. путевые листы,
6. кассовую книгу,
7. оборотные ведомости по материальным средствам,
8. накладные,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

1. Специальное оборудование.
2. Нитки;
3. Степлер;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить рассказано здесь.